Költségstruktúra és eszközpark felmérés a TCO megközelítésével.
Gyakori, és sok esetben nehezen megválaszolható kérdés: mennyit is költünk pontosan az irodai dokumentumok előállítására? Ehhez nyújt segítséget a költségfelmérési és tanácsadási szolgáltatás, mely minden szervezetnek és intézménynek segítséget adhat az irodai kiadások kordában tartásához. A TCO megközelítésű költségelemzés során egy több lépésből álló, folyamatos konzultációval alátámasztott projektet valósítunk meg ügyfeleink bevonásával.
Első lépésben a partner szervezet/intézmény irodájában kollégáink felmérik az eszközparkot, majd a kulcsfelhasználókkal történő interjúk során feltárják a meglévő berendezések erősségeit és felmérik a jövőbeni igényeket.
Második lépésben feltárják a teljes irodai eszközpark költségterheit. Ezek a költségek elemzésre kerülnek és egy prezentáció keretén belül ismertetik a megbízóval.
Harmadik és egyben befejező lépésként, az átvilágítás és az igények felmérése után kollégáink egy ésszerű, racionalizált és egyben gazdaságos megoldáscsomagot kínálnak ügyfelünknek, javaslatot tesznek az irodai eszközpark szerkezetének optimalizálására, maximálisan figyelembe véve az ügyfél vállalatának jövőbeli fejlődését, költségvetését és a felhasználók igényeit.
Az iratkezelés és a dokumentum menedzsment a szervezet működésének egészét áthatja (árajánlatok, szerződések, számlák, reklamációk, minőségügyi dokumentációk, egyéb), ezért elengedhetetlen, hogy az iratkezelési audit a vállalat egészére kiterjedjen. Az Iratkezelési Audit keretében szakértőink feltérképezik az iratkezelés jelenlegi állapotát, amely kiterjed a már meglévő, vonatkozó dokumentációk átvizsgálására, a folyamatok elemzésére és az iratkezeléssel járó költségek felkutatására. Az audit a megrendelő igényeinek megfelelően történhet személyes mélyinterjúkkal (csoportosan, szervezetenként, illetve telephelyenként) és/vagy elektronikus helyzetfelmérő kérdőívvel.
A rendelkezésre bocsátott dokumentációk és a helyzetfelmérés eredményei alapján olyan döntés- előkészítő anyagot készítünk és prezentálunk a vezetőség számára, amely átfogó képet nyújt a jelenlegi állapotról, javaslatot tesz – a szervezet felépítésének, iratkezelési kultúrájának, és a vonatkozó jogszabályok figyelembe vételével – a folyamatok racionális optimalizálására, és útmutatást ad a költséghatékony adminisztráció irányába.
Amennyiben az általunk tett javaslatok elfogadásra kerülnek, segítséget nyújtunk ügyfeleink igényeit és lehetőségeit szem előtt tartva, a számukra leginkább megfelelő megoldáscsomag kiválasztásában és megvalósításában.
Az iratkezelési audit lépései:
